Smart Todo gerir samstarfsaðilum kleift að búa til og stjórna verkefnum á lipran og snjöllan hátt.
Verkefni (todo) inniheldur titil, stutta lýsingu og forgang verks. Einnig er hægt að tengja miðla (myndir, hljóð, myndband, skjöl) þannig að þeir sem þurfa að klára verkefnið hafi allar nauðsynlegar upplýsingar.
Samstarfsaðilar eru skipulagðir í deildir og hlutverk þannig að hægt er að úthluta verkefnum annað hvort á einstaka samstarfsaðila eða eftir deildum.
Samstarfsaðilinn sem tekur við verkefninu læsir því þannig að það sé ekki aðgengilegt öðrum samstarfsaðilum. Í lokin má bæta við athugasemd.
Að klára forritið er skjárinn með sögu yfir öll unnin verkefni, síuð eftir hlutverkum.