„Smart Todo“ leidžia bendradarbiams kurti ir valdyti užduotis judriai ir sumaniai.
Užduotį (todo) sudaro pavadinimas, trumpas aprašymas ir užduoties prioritetas. Taip pat galima pridėti laikmeną (vaizdus, garso įrašus, vaizdo įrašus, dokumentus), kad tie, kuriems reikia atlikti užduotį, turėtų visą reikiamą informaciją.
Bendradarbiai yra suskirstyti į skyrius ir vaidmenis, kad užduotis būtų galima priskirti atskiram bendradarbiui arba pagal skyrių.
Bendradarbis, kuris perima užduotį, ją užrakina, kad ji nebūtų pasiekiama kitiems bendradarbiams. Pabaigoje galima pridėti pastabą.
Užpildant programą, rodomas ekranas su visų atliktų užduočių istorija, filtruojama pagal vaidmenį.