Sistema turi administratorių, kuris yra atsakingas už trijų pagrindinių vaidmenų sukūrimą – prezidento, viceprezidento ir sekretoriaus/iždininko. Administratorius taip pat įtraukia narius į sistemą ir reguliariai renka iš jų mokėjimus. Nusprendžiama kas mėnesį surinkti fiksuotą sumą iš kiekvieno nario. Mokėjimą galima surinkti grynaisiais arba UPI.
Be to, lankytojai retkarčiais naudojasi programa, o sistema iš jų taip pat renka mokėjimus.
Kalbant apie vaidmenis ir prieigą, sistema naudoja CRUD leidimus. Tai reiškia, kad naudotojai, turintys atitinkamą prieigą, gali kurti, skaityti, atnaujinti ir ištrinti duomenis sistemoje.
Sistemoje taip pat yra funkcija „Laukiama kolekcija“, kuri nustato, kurie nariai sumokėjo reikiamą sumą, o kurie – ne.
Be to, sistema seka bendrą sukurtų kolekcijų kiekį ir rodo jį kaip „Kolekcijos“. Ši vertė yra visų mokėjimų, surinktų iš narių ir lankytojų, suma.