En muchas flotas de entre 5 y 50 vehículos, la organización de esto a menudo también la realiza un empleado como una subtarea. En las empresas más grandes, el administrador de flotas a menudo está tan ocupado con la adquisición, las negociaciones y el control que solo tiene recursos limitados disponibles para las preocupaciones diarias y que consumen mucho tiempo de los conductores de automóviles de su empresa y el alto esfuerzo manual asociado.
Los administradores de flotas sobrecargados, debido a procesos ineficientes y poco transparentes, no son infrecuentes, ya que tienen que responder personalmente a todas las llamadas telefónicas de sus conductores. Preguntas como: "¿Dónde puedo conseguir neumáticos nuevos?" o "Mi coche necesita una inspección" son solo dos ejemplos de consultas cotidianas.
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