Yen Bai Meeting tukee säännöllisiä kokousistuntoja 4.0-istunnoiksi, joiden tehtävänä on tallentaa asiakirjoja, hallita ja päivittää säännöllisesti kokoukseen liittyviä tietoja. Järjestelmän tavoitteena on auttaa siirtämään työskentelytapoja paperidokumenteista nykyaikaiseen, läpinäkyvään sähköiseen ympäristöön, mikä vähentää aikaa ja tehostaa työn käsittelyä. Lisäksi se ei pysähdy pelkästään kokousajan säästämiseen, vaan sovellus edellyttää myös työn sisällön laadullisesti ja ajallisesti parempaa valmistelua, jotta osallistujat voivat tutkia etukäteen ja antaa mielipiteitä.