የሰነድ ቅኝት አካላዊ ሰነዶችን የመቃኘት እና ወደ ዲጂታል ፋይሎች የመቀየር ሂደትን ያመለክታል። ይህ በተለያዩ ዘዴዎች ሊከናወን ይችላል, የወሰኑ የሃርድዌር ስካነሮች ወይም የሞባይል መተግበሪያዎችን መጠቀምን ጨምሮ. የሞባይል ሰነድ ቅኝት አፕሊኬሽኖች በአጠቃቀም ቀላልነታቸው፣ በመገኘት እና ተንቀሳቃሽነታቸው ምክንያት ከፍተኛ ተወዳጅነት አግኝተዋል፣ ይህም ተጠቃሚዎች ሰነዶችን ከስማርት ስልኮቻቸው ወይም ታብሌቶቻቸው በቀጥታ እንዲቃኙ ያስችላቸዋል።
በተለምዶ፣ የሰነድ ቅኝት ካሜራ ወይም ስካነር በመጠቀም የሰነዱን ምስል ማንሳትን ያካትታል። ዘመናዊ የሰነድ ቅኝት አፕሊኬሽኖች የተቃኘውን ሰነድ ጥራት ለማሻሻል ብዙውን ጊዜ እንደ የጠርዝ መለየት፣ አውቶማቲክ መከርከም እና ምስል ማሻሻል ያሉ የላቁ ባህሪያትን ያካትታሉ። እነዚህ መተግበሪያዎች በተቃኙ ምስሎች ውስጥ ያለውን ጽሑፍ ወደ አርትዕ፣ ሊፈለጉ ወደሚችሉ ቅርጸቶች የሚቀይረውን የጨረር ካራክተር ማወቂያን (OCR)ን ሊደግፉ ይችላሉ።
ሰነዱ አንዴ ከተቃኘ፣ ዲጂታል ስሪቱ በተለምዶ እንደ ፒዲኤፍ፣ ጂፒጂ ወይም ፒኤንጂ ባሉ ቅርጸቶች ይቀመጣል እና በቀላሉ ሊከማች፣ ሊጋራ ወይም ወደ የደመና ማከማቻ አገልግሎቶች በበርካታ መሳሪያዎች ሊደረስበት ይችላል። ብዙ የሰነድ ቅኝት መተግበሪያዎች ተጠቃሚዎች እንዲያብራሩ፣ እንዲፈርሙ ወይም በተቃኙ ሰነዶች ላይ አስተያየቶችን እንዲያክሉ ያስችላቸዋል፣ ይህም ለግል እና ለንግድ ዓላማ ጠቃሚ ያደርጋቸዋል።
የሰነድ ቅኝት በተለያዩ ኢንዱስትሪዎች፣ ትምህርት፣ ጤና አጠባበቅ፣ ህጋዊ እና ፋይናንስን ጨምሮ ጠቃሚ ሰነዶችን ዲጂታል ለማድረግ እና ለማስቀመጥ በሰፊው ጥቅም ላይ ይውላል። ለምሳሌ፣ ተማሪ የንግግራቸውን ማስታወሻ ይቃኛል፣ የቢዝነስ ባለሙያ ግን ኮንትራቶችን ወይም ደረሰኞችን ለመመዝገብ እና ከስራ ባልደረቦች ጋር ለመጋራት ይቃኛል። በጤና እንክብካቤ ውስጥ፣ የሕክምና መዝገቦች በዲጂታል መንገድ ሊቃኙ እና ሊቀመጡ ይችላሉ፣ እና በህጋዊ አውድ ውስጥ፣ እንደ ኮንትራቶች፣ ስምምነቶች ወይም የፍርድ ቤት ሰነዶች ያሉ ሰነዶች በቀላሉ ለመድረስ ዲጂታል መጠባበቂያ መኖሩን ለማረጋገጥ ብዙ ጊዜ ይቃኛሉ።
የርቀት ስራ እና የዲጂታል ሰነድ አስተዳደር እየጨመረ በመምጣቱ የዶክ ስካን ቴክኖሎጂ በወረቀት ላይ ያለውን ጥገኝነት በመቀነስ እና በሰነድ አያያዝ ላይ ቅልጥፍናን ለማስተዋወቅ ወሳኝ መሳሪያ ሆኗል።