আজকের কম্পিউটারাইজড বিশ্বে, প্রশাসনিক অফিসগুলি কাগজবিহীন অফিসে পরিণত হয় এবং আর কোন 'ফাইলের স্তূপ' দৃশ্যকল্প ছাড়াই। এই অগ্রগতি শাসক সংস্থাগুলিকে স্টেশনারি ব্যবহার ফাঁকি দিয়ে যুক্তিসঙ্গত সময়ের মধ্যে সমস্যাগুলির নিষ্পত্তিতে সহায়তা করে৷ ফাইল ট্র্যাকিং সিস্টেম কাগজবিহীন অফিসের ধারণাকে বাস্তবায়িত করার দিকে একটি পদক্ষেপ।
সমাধান হল ইলেকট্রনিক আকারে ভৌত ফাইলগুলির একটি সিমুলেশন। এটি দ্রুত পুনরুদ্ধার সক্ষম করে এবং ফাইল চলাচল এবং ফাইল ট্র্যাকিংকে ব্যথাহীন করে তোলে। ইলেকট্রনিক ফর্মের দীর্ঘায়ু উপাদান ক্ষতির সমস্যা সমাধান করে।
এটিতে একটি অন্তর্নির্মিত গতিশীল ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম রয়েছে যা যেকোনো প্রতিষ্ঠানের শ্রেণিবিন্যাস পরিচালনা করতে সক্ষম।
ফাইল ট্র্যাকিং সিস্টেম ফাইলের সাথে সংযুক্ত নথি এবং ফাইলের জন্য অ্যাসাইনমেন্টগুলিও ক্যাপচার করে। এটি ব্যবহারকারীদের ফাইলে কিছুই রাখার অনুমতি দেয়। ফাইল আন্দোলনের সম্পূর্ণ ইতিহাস এবং ফাইলে নেওয়া পদক্ষেপ রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়।
ফাইল ট্র্যাকিং সিস্টেম ফাইলগুলির এমবেডেড সফ্ট কপির মাধ্যমে 'ফাইল তৈরি থেকে ফাইলের সমাপ্তি' নিয়ে কাজ করে। কর্তৃপক্ষ যেকোনো সময় যেকোনো ফাইলের স্থিতি পেতে পারে।
আপডেট করা হয়েছে
১৭ এপ্রি, ২০২৩