En el món informatitzat actual, les oficines administratives també tendeixen a convertir-se en oficines sense paper i sense més escenaris de "muntatge d'arxius". Aquest avenç ajuda els òrgans de govern a resoldre els problemes en un termini raonable amb l'evasió de l'ús de papereria. El sistema de seguiment de fitxers és un pas en la direcció de la realització del concepte d'oficina sense paper.
La solució és una simulació de fitxers físics al formulari electrònic. Això permet una recuperació ràpida i fa que el moviment i el seguiment de fitxers siguin indolors. La longevitat del formulari electrònic resol el problema de la pèrdua de material.
Té un sistema de gestió de flux de treball dinàmic integrat que és capaç de gestionar la jerarquia de qualsevol organització.
El sistema de seguiment de fitxers també captura i els documents adjunts amb el fitxer i les assignacions del fitxer. També permet als usuaris posar Nothings al fitxer. Es manté l'historial complet del moviment del fitxer i de les accions realitzades al fitxer.
El sistema de seguiment de fitxers s'ocupa de la "creació de fitxers fins a la finalització dels fitxers" mitjançant la còpia electrònica incrustada dels fitxers. L'autoritat pot obtenir l'estat de qualsevol fitxer en qualsevol moment.
Data d'actualització:
17 d’abr. 2023