Face2faces – Ensimmäinen digitaalinen viestintäkaappi
Organisaatiot ovat aina pyrkineet organisoimaan viestintää paremmin. Kolme merkittävää virstanpylvästä on merkinnyt tätä historiaa:
- Irtolehtinen arkki: eristetty, ilman yhteyttä, se inspiroi sähköpostia, fakseja ja fakseja. Nopeasti mutta hajallaan, nämä työkalut eivät luo rakennetta.
-Sidottu muistikirja: jatkuva kulku, sivu sivulta. Tämä on pikaviestinnän logiikka (WhatsApp, Teams, Slack): kaikki on keskitetty, mutta pinottu vain päivämäärän mukaan. Ei temaattista luokitusta.
- Jakajasideaine: ainoa todellinen rakennetyökalu. Jokaisella aiheella on oma jakajansa, tiedot on järjestetty aiheittain ja sitten päivämäärän mukaan. Se voidaan luokitella, hakea ja kirjata isolla.
Face2faces on ensimmäinen sovellus, joka siirtää tämän jakajasidontalogiikan digitaaliseen maailmaan.
Jokaisesta projektista tulee sideaine. Jokainen aihe vastaa jakajaa. Jokainen viesti tai asiakirja tallennetaan automaattisesti oikeaan tilaan heti lähetyksen jälkeen.
Digitaalisen arkistokaapin kolme perusperiaatetta
1. Arkistokaappi keskittää
Tämä on sen ensisijainen tehtävä. Kaikki on koottu yhteen tilaan. Tiedot eivät ole enää hajallaan 15 eri työkalun välillä: jokaisella projektilla on oma kansio.
2. Jakajat tarjoavat rakenteen
He järjestävät vaihtoja ja asiakirjoja teemoittain. Kuten paperikaapissa, jokainen jakaja erottaa ja selventää: lakiasiat, kirjanpito, HR, tuotanto... ei sekoitusta.
3. Työntekijät määrätään
Jokainen on määrätty oikealle jakajalle roolinsa ja taitojensa mukaan. Kirjanpitäjä työskentelee "Rahoituksessa", asianajaja "Lakitoiminnassa" ja tuotanto "Teknisessä".
Tulos: keskitys + strukturointi + toimeksianto = täydellinen selkeys.
Ainutlaatuisia ominaisuuksia
- Välitön arkistointi: jokainen vaihto arkistoidaan heti sen lähettämisen jälkeen, sitä ei tarvitse jättää jälkikäteen.
- Kolme luottamuksellisuustasoa: yksityinen, puoliksi yksityinen tai jaettu koko tiimin kanssa. - Pikahaku: löydä viesti tai asiakirja kolmella napsautuksella, jopa useiden vuosien jälkeen.
- Integroitu loki: kaikkia toimintoja seurataan kansioiden, hakemistojen ja yhteistyökumppaneiden mukaan.
- Selkeä jäljitettävyys: tiedät kuka on vastannut, kenen on vielä vastattava ja kunkin projektin tilan.
Miksi Face2faces on pelin vaihtaja
Sähköpostit ja chatit keksittiin vastaamaan nopeuden ja välittömän tarpeeseen. Mutta ne loivat uusia ongelmia: hajanaisuutta, ylikuormitusta, tiedon menetystä ja rakenteen puutetta.
Niistä on tullut refleksi, mutta ei ratkaisu.
Face2faces tuo uuden logiikan. Se ei ole "vain toinen viestipalvelu": se on ensimmäinen digitaalinen viestintäpalvelu-cum-arkistokaappi.
Se keskittää, jäsentää, määrittää ja seuraa. Ja tämä logiikan muutos muuttaa viestinnän todelliseksi tiedon työkaluksi.
Face2facen 5 pilaria
1. Keskittäminen: yksi tila, yksi arkistokaappi projektia kohti.
2. Rakenne: temaattiset jakajat, ei sekoitusta.
3. Järjestetty lähetyksen yhteydessä: kaikki on heti paikallaan.
4. Jäljitettävyys ja haku: kuka sanoi mitä, milloin, mistä aiheesta, löytyi 3 klikkauksella.
5. Parannettu ihmissuhde: vähemmän sotkua, enemmän selkeyttä = parempi yhteistyö ja luottamus.
Face2faces lupaa
Face2faces ei ole lisätyökalu.
Se on looginen jatko viestinnän historialle: paperin ja vihkon jälkeen tulee vihdoin digitaalinen kansio.
Viestijärjestelmä, joka eliminoi digitaalisen sotkun, vähentää henkistä väsymystä ja muuntaa viestisi luotettavaksi, organisoiduksi ja hyödynnettäväksi muistiksi.
Face2faces – projektisi eivät ole enää koskaan samaa sotkua.