InquiryManagement

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À propos de l'application

Le système de gestion des demandes est une plateforme robuste et conviviale, conçue pour gérer efficacement l'ensemble du cycle de vie des demandes au sein d'une organisation. Il centralise les processus d'ajout de nouvelles demandes, la génération de rapports détaillés, la gestion des suivis et l'administration des agences et des comptes utilisateurs, améliorant ainsi la productivité et la gestion de la relation client.

Ajout de demandes
Les utilisateurs peuvent facilement ajouter de nouvelles demandes grâce à une interface simplifiée qui capture toutes les informations nécessaires, telles que les informations client, le type de demande, la source de la demande et toute remarque ou exigence spécifique. Cette fonctionnalité garantit l'enregistrement systématique de toutes les demandes, offrant un point de départ clair pour le suivi et la résolution. Le formulaire est optimisé pour une saisie rapide des données et minimise les erreurs grâce à la validation des saisies et à des invites utiles.

Rapport de demandes
Le module de rapport de demandes offre une visibilité complète sur les données des demandes en agrégeant et en affichant les indicateurs clés. Les utilisateurs peuvent consulter des rapports filtrés par périodes, statut de la demande (en attente, résolue ou clôturée), canaux sources, membres de l'équipe affectés et localisation des agences. Ces rapports permettent de suivre le volume de demandes, d'identifier les tendances ou les goulots d'étranglement, et de mesurer la performance de l'équipe en temps réel. Les outils de reporting du système sont interactifs, permettant aux utilisateurs d'analyser en détail des demandes spécifiques.

Gestion du suivi
Un suivi régulier et ponctuel est essentiel pour convertir les demandes en clients. Le système intègre une fonctionnalité dédiée de gestion du suivi qui permet aux utilisateurs de planifier des tâches de suivi, de définir des rappels et d'enregistrer les détails des interactions. Ce module assure la responsabilisation en suivant la progression de chaque suivi et en envoyant des notifications afin qu'aucune opportunité ne soit laissée de côté. Toutes les interactions de suivi sont archivées chronologiquement, offrant un historique complet des communications pour chaque demande.

Gestion des succursales
Pour les organisations multi-sites, la gestion des succursales est une fonctionnalité clé qui favorise l'évolutivité organisationnelle. Les administrateurs peuvent ajouter de nouvelles succursales, mettre à jour les informations existantes ou désactiver des succursales selon les besoins. Chaque succursale peut disposer de paramètres personnalisés pour l'attribution des demandes et le reporting, permettant une gestion localisée sans perdre la supervision de l'administration centrale. Cela contribue à maintenir une structure organisationnelle claire et une répartition efficace de la charge de travail.

Gestion des utilisateurs
La fonctionnalité de gestion des utilisateurs permet aux administrateurs système de créer et de gérer des profils utilisateurs avec des niveaux d'accès et des autorisations personnalisés. Le contrôle d'accès basé sur les rôles garantit que les utilisateurs ne voient et n'interagissent qu'avec les données pertinentes pour leurs rôles, protégeant ainsi les informations sensibles et préservant la sécurité opérationnelle. Les rôles courants incluent les gestionnaires de demandes, les agents de suivi, les directeurs d'agence et les administrateurs système. Le système enregistre également les activités des utilisateurs, offrant ainsi transparence et pistes d'audit pour une meilleure responsabilisation.