בעולם הממוחשב של היום, משרדי מנהלה נוטים להפוך גם למשרדים ללא נייר וללא עוד תרחיש של 'ערימות של תיקים'. התקדמות זו מסייעת לגופים המנהלים בסילוק הנושאים במסגרת זמן סבירה תוך התחמקות משימוש בנייר מכתבים. מערכת מעקב אחר קבצים היא צעד בכיוון של מימוש הרעיון של משרד ללא נייר.
הפתרון הוא הדמיה של קבצים פיזיים לטופס האלקטרוני. זה מאפשר שליפה מהירה והופך את תנועת הקבצים ומעקב אחר קבצים ללא כאבים. אריכות ימים של הטופס האלקטרוני פותר את בעיית אובדן החומר.
יש לו מערכת מובנית לניהול זרימת עבודה דינמית המסוגלת לטפל בהיררכיה של כל ארגון.
מערכת מעקב אחר קבצים גם לוכדת ומסמכים המצורפים לקובץ ומטלות עבור הקובץ. זה גם מאפשר למשתמשים לשים Nothings על הקובץ. ההיסטוריה המלאה של תנועת הקובץ והפעולות שנעשו בקובץ נשמרת.
מערכת מעקב אחר קבצים עוסקת ב'יצירת קבצים עד השלמת קבצים' באמצעות העותק הרך המוטבע של הקבצים. הרשות יכולה לקבל מעמד של כל תיק בכל עת.
עדכון אחרון בתאריך
17 באפר׳ 2023