U današnjem kompjuteriziranom svijetu, administrativni uredi također imaju tendenciju da postanu uredi bez papira i bez više scenarija 'hrpe datoteka'. Ovaj napredak pomaže upravnim tijelima u rješavanju problema unutar razumnog vremenskog okvira uz izbjegavanje upotrebe tiskanog materijala. File Tracking System korak je u smjeru ostvarenja koncepta ureda bez papira.
Rješenje je simulacija fizičkih datoteka u elektronički oblik. To omogućuje brzo pronalaženje i čini kretanje i praćenje datoteka bezbolnim. Dugovječnost elektroničkog obrasca rješava problem materijalnog gubitka.
Ima ugrađen dinamički sustav upravljanja tijekovima rada koji može upravljati hijerarhijom bilo koje organizacije.
Sustav za praćenje datoteka također bilježi i dokumente priložene uz datoteku i dodjele za datoteku. Također omogućuje korisnicima da stave Nothings u datoteku. Održava se potpuna povijest kretanja datoteka i radnji poduzetih na datoteci.
Sustav za praćenje datoteka bavi se 'stvaranjem datoteka do završetka datoteka' putem ugrađene meke kopije datoteka. Tijelo može dobiti status bilo koje datoteke u bilo kojem trenutku.