A mai számítógépes világban az adminisztratív irodák is általában papírmentes irodákká válnak, és nincs többé „aktahalom” forgatókönyv. Ez az előrelépés segíti az irányító testületeket abban, hogy ésszerű időn belül, az írószer-használat kikerülésével intézkedjenek a kérdésekről. A fájlkövető rendszer egy lépés a papírmentes iroda koncepciójának megvalósítása felé.
A megoldás a fizikai fájlok elektronikus formába történő szimulációja. Ez lehetővé teszi a gyors visszakeresést, és fájdalommentessé teszi a fájlok mozgatását és nyomon követését. Az elektronikus forma hosszú élettartama megoldja az anyagveszteség problémáját.
Beépített dinamikus munkafolyamat-kezelő rendszerrel rendelkezik, amely képes kezelni bármely szervezet hierarchiáját.
A fájlkövető rendszer rögzíti és a fájlhoz csatolt dokumentumokat, valamint a fájlhoz tartozó hozzárendeléseket is rögzíti. Azt is lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a Nothings-t helyezzék el a fájlba. A fájlmozgások és a fájlon végrehajtott műveletek teljes előzményei megmaradnak.
A fájlkövető rendszer a „fájlok létrehozásával a fájlok befejezéséig” foglalkozik a fájlok beágyazott puha másolatán keresztül. A hatóság bármely fájl állapotát bármikor lekérheti.