Di dunia komputerisasi saat ini, kantor administrasi juga cenderung menjadi kantor tanpa kertas dan tanpa skenario 'tumpukan file' lagi. Kemajuan ini membantu badan-badan pemerintahan dalam pembuangan masalah dalam kerangka waktu yang wajar dengan penghindaran penggunaan alat tulis. File Tracking System merupakan langkah menuju terwujudnya konsep paperless office.
Solusinya adalah simulasi file fisik ke dalam bentuk elektronik. Ini memungkinkan pengambilan cepat dan membuat pergerakan file & pelacakan file tidak menyakitkan. Umur panjang dari bentuk elektronik memecahkan masalah kehilangan material.
Ini memiliki sistem manajemen alur kerja dinamis bawaan yang mampu menangani hierarki organisasi mana pun.
Sistem Pelacakan File juga menangkap dan dokumen yang dilampirkan dengan file dan tugas untuk file tersebut. Ini juga memungkinkan pengguna untuk meletakkan Nothings pada file. Riwayat lengkap Pergerakan File dan Tindakan yang Diambil pada File dipertahankan.
Sistem Pelacakan File berkaitan dengan 'pembuatan file hingga penyelesaian file' melalui soft copy file yang disematkan. Otoritas dapat memperoleh status file apa pun kapan saja.