Doc Scan vísar til þess að skanna líkamleg skjöl og breyta þeim í stafrænar skrár. Þetta er hægt að gera með ýmsum aðferðum, þar á meðal með því að nota sérstaka vélbúnaðarskanna eða farsímaforrit. Mobile Doc Scan öpp hafa náð umtalsverðum vinsældum vegna auðveldrar notkunar, framboðs og færanleika, sem gerir notendum kleift að skanna skjöl beint úr snjallsímum eða spjaldtölvum.
Venjulega felur Doc Scan í sér að taka mynd af skjalinu með myndavél eða skanna. Nútímaleg Doc Scan forrit innihalda oft háþróaða eiginleika eins og kantgreiningu, sjálfvirka klippingu og myndauka til að bæta gæði skannaða skjalsins. Þessi forrit gætu einnig stutt Optical Character Recognition (OCR), tækni sem breytir texta í skönnuðum myndum í breytanleg, leitarhæf snið.
Þegar skjal hefur verið skannað er stafræna útgáfan venjulega vistuð á sniðum eins og PDF, JPG eða PNG og auðvelt er að geyma hana, deila henni eða hlaða henni upp í skýjageymsluþjónustu fyrir aðgang á mörgum tækjum. Mörg Doc Scan forrit gera notendum einnig kleift að skrifa athugasemdir, undirrita eða bæta athugasemdum við skönnuð skjöl, sem gerir þau gagnleg bæði í persónulegum og viðskiptalegum tilgangi.
Doc Scans eru mikið notaðar í ýmsum atvinnugreinum, þar á meðal menntun, heilbrigðisþjónustu, lögfræði og fjármálum, til að stafræna og geyma mikilvæg skjöl í geymslu. Til dæmis gæti nemandi skannað fyrirlestrarglósur sínar, en viðskiptafræðingur gæti skannað samninga eða reikninga til að halda skrá og deila með samstarfsfólki. Í heilbrigðisþjónustu er hægt að skanna sjúkraskrár og geyma stafrænt og í lagalegu samhengi eru skjöl eins og samningar, samningar eða dómsskjöl oft skannuð til að tryggja að stafræn öryggisafrit sé til fyrir auðveldan aðgang.
Með aukningu fjarvinnu og stafrænnar skjalastjórnunar hefur Doc Scan tæknin orðið ómissandi tæki til að draga úr trausti á pappír og stuðla að skilvirkni í meðhöndlun skjala.