Šiuolaikiniame kompiuterizuotame pasaulyje administraciniai biurai taip pat linkę virsti nepopieriniais biurais, kuriuose nebelieka „failų krūvos“. Ši pažanga padeda valdymo organams per protingą laikotarpį išspręsti problemas, vengiant naudoti raštinės reikmenis. Failų sekimo sistema yra žingsnis siekiant įgyvendinti nepopierinio biuro koncepciją.
Sprendimas yra fizinių failų modeliavimas į elektroninę formą. Tai leidžia greitai nuskaityti, o failų judėjimas ir sekimas tampa neskausmingas. Elektroninės formos ilgaamžiškumas išsprendžia materialinių nuostolių problemą.
Jame yra integruota dinaminė darbo eigos valdymo sistema, galinti valdyti bet kurios organizacijos hierarchiją.
Failų sekimo sistema taip pat fiksuoja ir su failu pridedamus dokumentus bei failo priskyrimus. Tai taip pat leidžia vartotojams įdėti nieko į failą. Išsaugoma visa failo judėjimo ir su failu atliktų veiksmų istorija.
Failų sekimo sistema susijusi su „failų kūrimu iki failų užbaigimo“ naudojant įterptąją minkštąją failų kopiją. Institucija bet kuriuo metu gali gauti bet kurios bylos būseną.