ഇന്നത്തെ കമ്പ്യൂട്ടറൈസ്ഡ് ലോകത്ത്, അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് ഓഫീസുകളും കടലാസില്ലാത്ത ഓഫീസുകളായി മാറുകയും 'ഫയലുകളുടെ കൂമ്പാരം' ഇല്ലാതിരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. സ്റ്റേഷനറി ഉപയോഗം ഒഴിവാക്കിക്കൊണ്ട് ന്യായമായ സമയപരിധിക്കുള്ളിൽ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിന് ഈ മുന്നേറ്റം ഭരണസമിതികളെ സഹായിക്കുന്നു. പേപ്പർലെസ് ഓഫീസ് എന്ന ആശയം യാഥാർത്ഥ്യമാക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു ഘട്ടമാണ് ഫയൽ ട്രാക്കിംഗ് സിസ്റ്റം.
ഫിസിക്കൽ ഫയലുകളുടെ ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിലേക്ക് ഒരു സിമുലേഷൻ ആണ് പരിഹാരം. ഇത് വേഗത്തിൽ വീണ്ടെടുക്കൽ പ്രാപ്തമാക്കുകയും ഫയൽ ചലനവും ഫയൽ ട്രാക്കിംഗും വേദനരഹിതമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിന്റെ ദീർഘായുസ്സ് മെറ്റീരിയൽ നഷ്ടത്തിന്റെ പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നു.
ഏത് ഓർഗനൈസേഷന്റെയും ശ്രേണി കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ കഴിവുള്ള ഒരു ബിൽറ്റ്-ഇൻ ഡൈനാമിക് വർക്ക്ഫ്ലോ മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം ഇതിന് ഉണ്ട്.
ഫയൽ ട്രാക്കിംഗ് സിസ്റ്റം ഫയലിനൊപ്പം ഘടിപ്പിച്ചിട്ടുള്ള ഡോക്യുമെന്റുകളും ഫയലിനായുള്ള അസൈൻമെന്റുകളും ക്യാപ്ചർ ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു. ഫയലിൽ Nothings ഇടാനും ഇത് ഉപയോക്താക്കളെ അനുവദിക്കുന്നു. ഫയൽ നീക്കത്തിന്റെ പൂർണ്ണമായ ചരിത്രവും ഫയലിൽ സ്വീകരിച്ച നടപടികളും പരിപാലിക്കപ്പെടുന്നു.
ഫയൽ ട്രാക്കിംഗ് സിസ്റ്റം, ഫയലുകളുടെ എംബഡഡ് സോഫ്റ്റ് കോപ്പി വഴി 'ഫയലുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നത് മുതൽ ഫയലുകൾ പൂർത്തിയാക്കുന്നത് വരെ' കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. അതോറിറ്റിക്ക് എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും ഏത് ഫയലിന്റെയും സ്റ്റാറ്റസ് ലഭിക്കും.
അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്ത തീയതി
2023 ഏപ്രി 17