आजको कम्प्यूटराइज्ड संसारमा, प्रशासनिक कार्यालयहरू पनि कागजविहीन कार्यालयहरू र 'फाइलहरूको थुप्रो' परिदृश्य बिना हुने प्रवृत्ति हो। यस प्रगतिले शासक निकायहरूलाई स्टेशनरीको प्रयोगबाट जोगिनका साथ उचित समय सीमा भित्र समस्याहरूको समाधान गर्न मद्दत गर्दछ। कागजविहीन कार्यालयको अवधारणालाई साकार पार्ने दिशामा फाइल ट्र्याकिङ प्रणाली एउटा कदम हो।
समाधान इलेक्ट्रोनिक फारममा भौतिक फाइलहरूको सिमुलेशन हो। यसले छिटो पुन: प्राप्ति सक्षम गर्दछ र फाइल आन्दोलन र फाइल ट्र्याकिङ पीडारहित बनाउँछ। इलेक्ट्रोनिक फारमको दीर्घायुले भौतिक क्षतिको समस्या समाधान गर्छ।
यसमा निर्मित गतिशील कार्यप्रवाह व्यवस्थापन प्रणाली छ जुन कुनै पनि संगठनको पदानुक्रम ह्यान्डल गर्न सक्षम छ।
फाइल ट्र्याकिङ सिस्टमले फाइलको लागि फाइल र असाइनमेन्टहरूसँग संलग्न कागजातहरू पनि क्याप्चर गर्दछ। यसले प्रयोगकर्ताहरूलाई फाइलमा केही पनि राख्न अनुमति दिन्छ। फाइल आन्दोलनको पूर्ण इतिहास र फाइलमा लिइएको कार्य राखिएको छ।
फाइल ट्र्याकिङ सिस्टमले फाइलहरूको इम्बेडेड सफ्ट प्रतिलिपि मार्फत फाइलहरूको निर्माणमा फाइलहरू पूरा गर्नका लागि काम गर्दछ। प्राधिकरणले कुनै पनि समयमा कुनै पनि फाइलको स्थिति प्राप्त गर्न सक्छ।
मा अपडेट गरिएको
२०२३ अप्रिल १७