InquiryManagement

globalitinfosolution.com

Over deze app

Het Inquiry Management System is een robuust en gebruiksvriendelijk platform dat is ontworpen om de volledige levenscyclus van aanvragen binnen een organisatie efficiënt af te handelen. Het centraliseert de processen voor het toevoegen van nieuwe aanvragen, het genereren van inzichtelijke aanvraagrapporten, het beheren van follow-ups en het beheren van vestigingen en gebruikersaccounts, waardoor de productiviteit wordt verhoogd en het klantrelatiebeheer wordt verbeterd.

Aanvraag toevoegen
Gebruikers kunnen eenvoudig nieuwe aanvragen toevoegen via een gestroomlijnde interface die alle benodigde details vastlegt, zoals klantgegevens, het type aanvraag, de bron van de aanvraag en eventuele specifieke opmerkingen of vereisten. Deze functie zorgt ervoor dat alle aanvragen systematisch worden geregistreerd, wat een duidelijk startpunt biedt voor follow-up en oplossing. Het formulier is geoptimaliseerd voor snelle gegevensinvoer en minimaliseert fouten door invoer te valideren en nuttige prompts te bieden.

Aanvraagrapport
De module voor aanvraagrapporten biedt uitgebreid inzicht in aanvraaggegevens door belangrijke statistieken te aggregeren en weer te geven. Gebruikers kunnen rapporten bekijken die zijn gefilterd op datumbereik, aanvraagstatus (zoals in behandeling, opgelost of gesloten), bronkanalen, toegewezen teamleden en vestigingslocaties. Deze rapporten helpen bij het volgen van het aantal aanvragen, het identificeren van patronen of knelpunten en het meten van de teamprestaties in realtime. De rapportagetools van het systeem zijn interactief, waardoor gebruikers specifieke aanvragen kunnen analyseren.

Opvolgbeheer
Een cruciaal onderdeel van het omzetten van aanvragen in daadwerkelijke klanten is tijdige en consistente opvolging. Het systeem bevat een speciale functie voor opvolgingbeheer waarmee gebruikers vervolgtaken kunnen plannen, herinneringen kunnen instellen en interactiegegevens kunnen vastleggen. Deze module zorgt voor verantwoording door de voortgang van elke opvolging te volgen en meldingen te verstrekken, zodat geen enkele kans onopgemerkt blijft. Alle vervolginteracties worden chronologisch opgeslagen, waardoor een complete communicatiegeschiedenis voor elke aanvraag beschikbaar is.

Vestigingsbeheer
Voor organisaties met meerdere locaties is vestigingsbeheer een belangrijke functionaliteit die de schaalbaarheid van de organisatie ondersteunt. Beheerders kunnen naar behoefte nieuwe vestigingen toevoegen, bestaande vestigingsinformatie bijwerken of vestigingen deactiveren. Elke vestiging kan aangepaste instellingen hebben voor het toewijzen van aanvragen en rapportage, waardoor lokaal beheer mogelijk is zonder het overzicht van de centrale administratie te verliezen. Dit draagt bij aan een duidelijke organisatiestructuur en een effectieve werkverdeling.

Gebruikersbeheer
Dankzij de functionaliteit voor gebruikersbeheer kunnen systeembeheerders gebruikersprofielen aanmaken en beheren met aangepaste toegangsniveaus en machtigingen. Rolgebaseerde toegangscontrole zorgt ervoor dat gebruikers alleen gegevens zien en gebruiken die relevant zijn voor hun rol, waardoor gevoelige informatie wordt beschermd en de operationele veiligheid wordt gewaarborgd. Veelvoorkomende rollen zijn onder andere aanvraagbehandelaars, follow-upmedewerkers, filiaalmanagers en systeembeheerders. Het systeem registreert ook gebruikersactiviteiten, wat zorgt voor transparantie en audit trails voor verantwoording.