Centralizuje informácie o schôdzi od nastavenia agendy schôdze až po vytváranie zápisníc zo schôdze na podporu efektívneho uľahčenia schôdzí. Je to skupina funkcií, ktorú navrhli profesionáli v oblasti facilitácie konferencií, a ktoré možno uviesť do praxe a konkrétne využiť a je užitočná pre tých, ktorí podporujú konferencie, a pre tých, ktorí sa ich zúčastňujú.
Túto službu môžu využívať nielen podnikatelia, ale aj všetci, ktorí sa zapájajú do diskusií, ako sú študenti, krúžky a rodiny.
■ Centralizujte informácie o stretnutiach
Zbierka informácií potrebných pre stretnutia, ako je dátum a čas stretnutia, miesto, adresa URL webovej schôdze, program schôdze, materiály schôdze a účastníci. Eliminuje potrebu hľadať informácie v e-mailoch, chatoch, súborových serveroch atď. alebo sa s niekým informovať.
■ Realizácia štandardizácie propagácie stretnutí
V závislosti od spoločnosti, tímu, oddelenia a osoby, ktorá má stretnutie, sa spôsob postupu a zápisu môže líšiť. Meetingpoints balí know-how potrebné na propagáciu stretnutí a realizuje štandardnú propagáciu stretnutí pre používateľov.
■ Na konci stretnutia sa skompletizuje zápisnica
Zápisnicu môžete písať v reálnom čase počas stretnutia. Po skončení stretnutia je možné zápisnicu odoslať účastníkom a čas strávený vytváraním zápisnice je možné zefektívniť. Účastníci si tiež môžu v reálnom čase kontrolovať zápisnice vytvorené pre každú agendu, takže je ľahké dohnať vynechanie.
■ Jednoduché vyhľadávanie informácií o minulých stretnutiach
Zhromažďuje sa história stretnutí, ktoré ste absolvovali a na ktorých ste sa zúčastnili, a môžete vyhľadávať podľa dátumov, kľúčových slov, účastníkov atď. Je možné vyhľadávať aj zápisnice, vďaka čomu je vyhľadávanie zápisníc zo stretnutí v minulosti oveľa efektívnejšie.
■ Prijmite rozhodnutia a úlohy
Rozhodnutia prijaté na schôdzi a úlohy, ktoré sa majú vykonať, si môžete automaticky vyzdvihnúť tak, že ich prepojíte so zápisnicou. Jednoduchý prístup k upraveným informáciám, ktoré potrebujete, bez toho, aby ste museli čítať celé zápisnice.
■ Pripomeňte to osobe zodpovednej za úlohu
Keď sa schôdza skončí a schôdza pokračuje nasledujúci týždeň, zabráni sa spusteniu čo i len jednej úlohy a konaniu stretnutia. Úlohy spojené v zápisnici budú pripomenuté osobe zodpovednej za prideľovanie úloh, aby sa predišlo vynechaniu.
Meetingpoints vám pomáha viesť vaše stretnutia efektívne, takže môžete tráviť čas dôležitejšími vecami.