У данашњем компјутеризованом свету, административне канцеларије такође имају тенденцију да постану канцеларије без папира и без више сценарија „гомила датотека“. Овај напредак помаже управним телима да реше питања у разумном временском оквиру уз избегавање употребе канцеларијског материјала. Систем за праћење датотека је корак у правцу реализације концепта канцеларије без папира.
Решење је симулација физичких датотека у електронски облик. Ово омогућава брзо проналажење и чини кретање датотека и праћење датотека безболним. Дуготрајност електронске форме решава проблем губитка материјала.
Има уграђени систем управљања динамичким током рада који је способан да управља хијерархијом било које организације.
Систем за праћење датотека такође снима и документе приложене уз фајл и задатке за фајл. Такође омогућава корисницима да ставе ништа у датотеку. Одржава се комплетна историја кретања фајла и предузетих радњи на фајлу.
Систем за праћење датотека бави се „креирањем датотека до завршетка датотека“ путем уграђене меке копије датотека. Власт може добити статус било које датотеке у било ком тренутку.