У сучасному комп’ютеризованому світі адміністративні офіси також, як правило, стають безпаперовими офісами та без сценарію «купи файлів». Цей прогрес допомагає керівним органам вирішувати питання в розумні терміни з ухиленням від використання канцтоварів. Система відстеження файлів є кроком у напрямку реалізації концепції безпаперового офісу.
Рішення полягає в імітації фізичних файлів в електронну форму. Це забезпечує швидкий пошук і робить переміщення та відстеження файлів безболісними. Довговічність електронної форми вирішує проблему матеріальних втрат.
Він має вбудовану систему керування динамічним робочим процесом, яка здатна керувати будь-якою ієрархією організації.
Система відстеження файлів також фіксує документи, додані до файлу, і призначення файлу. Це також дозволяє користувачам розміщувати Nothings у файлі. Зберігається повна історія переміщення файлів і дій, вжитих щодо файлу.
Система відстеження файлів працює зі «створенням файлів до завершення файлів» через вбудовану програмну копію файлів. Орган може отримати статус будь-якого файлу в будь-який час.