تطبيق العقد الامن هو منصة رقمية متكاملة لإدارة العقارات والعقود والإيجارات، تمكّن شركة العقد الامن من إدارة الأملاك والملاك والمستأجرين والتحصيل والصيانة والشؤون القانونية من تنفيذ جميع الإجراءات من خلال نظام موحد وآمن.
يهدف التطبيق إلى رقمنة دورة حياة العقار بالكامل، بدءًا من تسجيل المالك والتحقق من بياناته، وإضافة العقارات والوحدات، وتوثيق عقود إدارة الأملاك، وصولًا إلى إنشاء عقود الإيجار واعتمادها وتفعيلها وتجديدها أو إنهائها ومتابعة الالتزامات المالية والتشغيلية المرتبطة بها.
يتيح النظام إدارة محافظ الملاك، وتنظيم بيانات العقارات والوحدات، ومتابعة حالة الإشغال، وإدارة عقود الإدارة ونطاق الخدمات والصلاحيات والرسوم المتفق عليها مع كل مالك.
كما يمكن للملاك إنشاء عقود الإيجار وإرسالها للمراجعة والاعتماد، ومتابعة العقارات والوحدات والمستأجرين، والاطلاع على الإيرادات والمبالغ المستحقة والمتأخرات والتقارير المالية الخاصة بمحافظهم العقارية.
يوفر التطبيق للمستأجر تجربة رقمية واضحة تمكّنه من الاطلاع على بيانات العقار والوحدة وعقد الإيجار، ومراجعة الشروط والالتزامات، والموافقة على العقد أو رفضه، ومتابعة الفواتير والدفعات المستحقة والإشعارات والمستندات.
ويستطيع المستأجر، وفقًا لحالة العقد والصلاحيات المتاحة، تقديم طلب تجديد العقد أو عدم التجديد أو الإنهاء المبكر، بالإضافة إلى تقديم طلبات الصيانة ومتابعة حالتها حتى إتمام الخدمة وإغلاق الطلب.
تشمل إمكانيات تطبيق العقد الآمن ما يلي:
• تسجيل وإدارة بيانات الملاك والمستأجرين وشركات إدارة الأملاك.
• إدارة المحافظ العقارية والعقارات والمباني والوحدات.
• تحديد حالة الوحدة، مثل متاحة أو مؤجرة أو تحت الصيانة.
• إنشاء وإدارة عقود إدارة الأملاك وتحديد الخدمات والصلاحيات والرسوم.
• إنشاء عقود الإيجار ومراجعتها واعتمادها وتوقيعها وتوثيقها إلكترونيًا.
• ربط العقد بالمالك والمستأجر والعقار والوحدة وعقد إدارة الأملاك.
• إدارة دورة حياة عقد الإيجار من المسودة وحتى التفعيل والانتهاء أو الإنهاء.
• إدارة ملاحق العقود وإرسالها للأطراف المعنية للمراجعة والموافقة.
• إدارة طلبات التجديد والتجديد التلقائي وعدم التجديد.
• إدارة طلبات إنهاء العقود والتسويات المالية وإجراءات تسليم الوحدة.
• إنشاء جداول الإيجار والاستحقاقات والفواتير تلقائيًا.
• تسجيل ومتابعة الدفعات والمتأخرات والخصومات والتسويات المالية.
• إرسال التنبيهات المتعلقة بمواعيد الدفع وانتهاء العقود والإجراءات المطلوبة.
• استقبال طلبات الصيانة.
• متابعة أوامر العمل وحالة التنفيذ.
• إدارة الإنذارات والمطالبات والتصعيدات والقضايا القانونية.
• ربط الإجراءات القانونية بالعقود والمستأجرين والمبالغ المتأخرة.
• توفير تقارير مالية وتشغيلية وقانونية وتقارير أداء العقارات.
• توفير لوحات معلومات توضح الإشغال والإيرادات والمتأخرات والعقود والطلبات.
• تطبيق صلاحيات مختلفة حسب دور كل مستخدم.
• تسجيل جميع الإجراءات والتعديلات ضمن سجل تدقيق متكامل.
• دعم الإشعارات والتوثيق الإلكتروني والتكامل مع الجهات الخارجية عند الحاجة.
يساعد تطبيق العقد الآمن على توحيد بيانات العقارات والعقود والمستأجرين والدفعات والصيانة ضمن منصة واحدة، بدلًا من الاعتماد على المستندات الورقية والجداول والأنظمة المنفصلة.
كما يساهم في تحسين الشفافية بين جميع الأطراف، وتقليل الأخطاء والتأخير، ورفع كفاءة التحصيل، وتسريع الموافقات، وتنظيم أعمال الصيانة، وتحسين المتابعة القانونية والتشغيلية.
ومن خلال التطبيق، يستطيع كل مستخدم الوصول إلى المعلومات والخدمات المرتبطة بدوره، وتنفيذ الإجراءات المطلوبة إلكترونيًا، ومتابعة حالة الطلبات والعقود والدفعات بشكل واضح وآمن وفي الوقت المناسب.