Gestión documental electrónica, que garantiza el control de la disciplina de desempeño. El sistema proporciona simultáneamente herramientas para que los empleados colaboren con documentos y herramientas listas para usar para automatizar los procesos de flujo de documentos y monitorear la ejecución de pedidos.
Principales funciones del sistema de gestión de documentos electrónicos.
Las principales funciones del sistema de gestión documental electrónica son:
— registro de documentos;
— control sobre la ejecución de documentos;
— control del movimiento de documentos en papel y electrónicos, manteniendo el historial de trabajo con documentos;
— crear y editar detalles del documento;
— generación de informes sobre el flujo de documentos de la empresa;
— crear un documento directamente en el sistema;
— trabajar con versiones de documentos, documentos complejos de múltiples componentes y múltiples formatos, archivos adjuntos;
— distribución electrónica de documentos;
— trabajar con documentos en carpetas;
— reducir los costos de acceso a la información y procesamiento de documentos.
Ventajas de la gestión de documentos electrónicos
Las principales ventajas de la gestión de documentos electrónicos incluyen las siguientes:
— almacenamiento centralizado, estructurado y sistematizado de documentos en un archivo electrónico;
— reducción de los costes de impresión, envío y almacenamiento de documentos en papel;
— un enfoque uniforme de los procedimientos para generar y procesar un documento (registro, aprobación, etc.);
— reducción del tiempo de entrega, registro y aprobación de documentos;
— velocidad de firma de documentos;
— la capacidad de realizar cualquier operación con documentos en línea las 24 horas del día: buscar, descargar, imprimir, conciliar, rechazar y rastrear su movimiento;
— búsqueda rápida de documentos.
— en un sistema de gestión de documentos electrónicos, una organización no puede imprimir documentos, sino almacenarlos en un archivo electrónico.
— si es necesario, los documentos almacenados en el archivo se pueden imprimir si es necesario.