El servicio en una institución determina el nivel de satisfacción de los usuarios. Un buen servicio necesita estar respaldado por unas instalaciones óptimas y adecuadas, una de las cuales es el toque de las tecnologías de la información. El desarrollo de la tecnología de la información ahora ha entrado en la era Industrial 4.0, que está marcada por las muchas implementaciones de Inteligencia Artificial en la vida humana. Un ejemplo es la aplicación del Sistema de Soporte de Decisiones para construir la automatización de servicios.
La Oficina de Comunicación e Informática, como agencia de custodia de datos, ciertamente necesita utilizar la tecnología para atender las solicitudes de datos. Tecnología que se usa comúnmente para satisfacer las necesidades de los usuarios de datos a través de la web, el correo electrónico o el chat directo con los oficiales a través de las redes sociales. La tecnología aplicada hasta el momento aún no es rápida y precisa para satisfacer las necesidades de los usuarios de datos, como el correo electrónico, porque los funcionarios no abren regularmente los correos electrónicos, por lo que al atender las solicitudes de datos son menos receptivos, además de que los usuarios de datos no entienden cómo buscar datos en el portal de datos único. Los usuarios de datos que realizan solicitudes de datos a través del chat tampoco son respondidos de inmediato, ni atendidos y, a menudo, olvidados debido a la memoria humana limitada. Por esta razón, es necesario desarrollar un sistema que pueda responder a las necesidades de los usuarios de datos de forma rápida, precisa, eficiente y adecuadamente gestionada, es decir, mediante el diseño de una aplicación Virtual Data Assistant cuyo trabajo es atender las solicitudes de datos en tiempo real, de forma automática y gestionada. en un sistema basado en Inteligencia Artificial.