A prioritási mátrix határozza meg, hogy mely feladatok fontosabbak a többinél. Ez egy mátrix segítségével dönti el a prioritásukat a feladatok különböző kategóriákba rendezésével.
A feladatelemek rangsorolásához a listán szereplő összes feladatot e négy kategória valamelyikébe kell besorolni.
✔ Sürgős és fontos.
✔ Fontos, de nem sürgős.
✔ Sürgős, de nem fontos.
✔ Nem sürgős és nem fontos.
A fontos és sürgős feladatok elsőbbséget élveznek. Negatív hatásai lesznek, ha a dolgokat nem teszik meg azonnal.
A hátralévő időt fontos, de nem sürgős feladatokkal tölti. A kiegyensúlyozatlan időbeosztások és munkaterhelések elkerülése érdekében ne halassza az utolsó pillanatra.
A sürgős, de nem fontos feladatokat hozzárendelheti a csoportjához. Ezeket nem neked kell elvégezned.
Végül kijelölheti azokat a feladatokat, amelyek nem fontosak és nem sürgősek.